В этой статье я расскажу Вам чисто практические вещи, которые я использую для повышения своей эффективности. Тема эта просто огромная, поэтому расскажу о 6 шагах, которые я делаю каждый день и они точно работают.
Эффективность – способность достигать максимального результата с минимальными затратами времени, усилий и средств. Простым языком, эффективность — это максимально продуктивные действия для достижения необходимого результата.
И нам сегодня необходимо ответить на один вопрос: как быстро достигать нужного результата в меньшую единицу времени. Ведь один и тот же результат можно достичь за месяц, а можно за неделю. И статья сегодня о том, как за неделю получить результат, который Вы раньше делали за месяц.
И вот тут у нас, как Вы видите, появляется время… А к нему, и такой предмет, как тайм-менеджмент – то есть Управление временем. Но временем Вы не можете управлять. В часе 60 минут, в минуте 60 секунд. Как можно управлять 38 или 54 минутой.
Поменять их местами Вы их тоже не можете. Так что нет управления временем – есть управление ДЕЙСТВИЯМИ в единицу времени!
То есть все, что нам необходимо сделать — научиться выполнять бОльшее количество действий в единицу времени. С одним условием — действий, приносящим результат.
И вот у нас есть, исходя из определения, две составляющих — Действие и Результат.
И первым шагом на пути к эффективности является постановка целей. Ведь нам нужен конечный результат, а это и есть цель. А если Вы не знаете, куда Вы идете, Вы никуда не придете. Не будет никакого результата!
Я Вам дам сейчас краткий план технологии достижения цели (краткий, потому что статья не о целях), и Вы поймете, о чем я говорю.
- Вы ставите достойную, большую, амбициозную цель! В данном случае в бизнесе: например, Вы хотите вдвое увеличить прибыль.
- Затем разбиваете эту цель на подцели, меньшие цели, понятно, что целое состоит из частей. Как Вы едите слона, Вы едите его по кусочкам. Как Вы это будете делать, увеличивать прибыль в два раза? Увеличивать 5 показателей. А какой показатель увеличить быстрее всего? Средний чек ну и т.д.
- Выделяете одну из подцелей, «кусочек», который можно достичь прямо сейчас.
- Пишете план достижения этой подцели.
- Затем берете один пункт плана и достигаете его, записывая Ваши реальные действия для получения результата в ежедневник.
Таким образом, к Вам в ежедневник попадают только те действия, которые приносят результат. А какой результат? Тот, который ведет к достижению цели.
И если у Вас нет цели и нет плана по ее достижения, Вы будете НЕ эффективны по умолчанию, Вы просто не будет знать, куда идти. Будет одна текучка…
Есть одно замечательное правило – куда Вы направляете внимание, то и начинает расти. Если Вы направляете внимание на достижение цели. Это и растет. Цель достигается. А если Вы направляете внимание на текучку, то расти будет ТЕКУЧКА!
Итак, первый шаг к повышению эффективности Вы сделали, ну или сделаете после прочтения этой статьи…
Теперь надо сделать второй шаг – добавить себе огня, решительности для того, чтобы жестко следовать намеченному и совершать необходимые действия.
У каждого человека есть определенное количество энергии. У кого-то больше, у кого-то меньше. Вы это чувствуете обычно вечером, Вы устаете. Энергии становится мало, а она Вам очень нужна для действий и, особенно, для преодоления лени, ведь лень нападает когда Вы уставший!
И второй шаг – это закрытие открытых циклов.
Как я уже говорил, у каждого человека определенное количество энергии. Вы постоянно что-то делаете, начинаете какие-то дела. И вот Вы решаете что-то сделать, а потом передумываете и не делаете, но энергию свою Вы туда уже направили. И когда Вы не закрываете начатое дело, забываете про него, часть Вашей энергии там остается. И чем больше у вас открытых дел или циклов, тем больше Вы расходуете на них энергии, и тем меньше ее у Вас для выполнения действительно важных дел.
Поэтому вторым действием для повышения эффективности является закрытие ненужных и забытых циклов. После окончания прочтения статьи выпишите 10 незавершенных дел и… завершите их, либо откажитесь от их завершения. В любой области. Притом это могут быть такие вещи как обещали кому-то что-то сделать и не сделали, так либо доделайте, либо позвоните и скажите, что не можете это сделать. Хотели помыть машину, но все откладываете, так либо помойте, либо уже скажите себе, что не будете мыть. И если Вы закроете хотя бы 10 циклов (в различных областях), то Вы точно получите несколько «эргов» дополнительной энергии так вам сейчас необходимой!
Еще бы я хотел отметить такое состояние как «может быть». Это, когда Вы не можете принять никакого решения. Душевное здоровье — это принятие решения, либо «Да», либо «Нет». А если Вы зависаете в «может быть», там же зависает и некоторое количество Вашей энергии. Так что выберите сейчас еще 5 таких «может быть» в Вашей жизни и примите по ним решение, любое. Часто этим страдают женщины. К примеру, «начну худеть»… «Да ну, есть очень хочется»… «Да надо точно худеть, вот здесь торчит»… ну и т.д.
Ну, вот у Вас есть записанные действия для результата, и есть энергия для их совершения.
Теперь надо решить вопрос с текучкой…
У Вас есть текущие дела, и есть действия для достижения цели. Теперь их надо разделить. По блокам. То есть Вам надо работать блоками. Оптимально, по 2 часа. Два часа текущие дела, 2 часа на достижение целей, снова 2 часа на текучку и 2 часа для целей. Таким образом, они не будут у Вас смешиваться, и у вас не будет каши в голове.
Таким образом, работа блоками – это 3 шаг.
Теперь расставьте приоритеты. Что важно, что менее важно. Что Вам необходимо сделать в первую очередь, что во вторую, что в третью…
А теперь вносите это все в ежедневник. И ВАЖНО, планируя следующий день, записывайте дела вечером, потому что пока Вы спите, то все равно маленькая часть Вашей энергии будет работать над тем, чтобы Ваши планы сбылись…
…Теперь для примера, давайте возьмем один день и рассмотрим его. В нем 8 часов рабочего времени. И начинается он в 9:00.
Так я планировал свой рабочий день в бытность Генеральным Директором. 4 блока по 2 часа.
Я пользовался ежедневником и тетрадью. В ежедневник записывал общие блоки и большие дела, а в тетради расписывал их подробно, потому что в ежедневник все не входило.
9:00 – 11:00 текущие дела. Планерка, задачи
11 -13 стратегия, развитие…
13-14 обед
14-16 текущие вопросы
16-18 Развитие, маркетинг, продажи…
Конечно, это приблизительный вариант…
Сейчас он немного другой….
Еще один момент по переносу дел. Что-то выполняться не будет, не переживайте, этот мир не идеален и постоянно будут вылазить неотложные дела, какие-то форс мажорные обстоятельства… Вы просто переносите недоделанные дела на следующий день и включаете их в свой план, ведь ребенок учится ходить пока не научится, вот и Вы будете переносить дела пока не сделаете их!
Итак, мы с Вами продумали цели, спланировали их достижение, позакрывали циклы, разделили день на блоки и расставили приоритеты, то есть разобрались со своими действиями… НО!
Так как мы владельцы и руководители. Мы работаем с подчиненными, а вот они являются самыми главными «пожирателями» Вашего времени.
Давайте я приведу свой пример в бытность работы Гендиректором.
Делаю отчет в Москву и в кабинет буквально врывается зав. складом: «Валентиныч, все пропало! Крыша бежит, подтапливает материалы…» Ну и дальше все в таком духе. Я подрываюсь, решаю эту проблему, даю указания.
Возвращаюсь на место. И думаю: «А чем я занимался? Аааа, писал отчет». Продолжаю.
Заходит НОП и говорит, мол, пришел проблемный клиент, не можем его успокоить. Снова подрываюсь…. И опять начинаю писать отчет. И тут заходит гл. бухгалтер. Со всеми вытекающими.
Кто себя узнал в подобной ситуации? И так это было бесконечно…
Пока не ввел два вида планерок. Ежедневные и еженедельные.
И правило к ним. Все вопросы решаются ТОЛЬКО на планерках.
Между ними — Если только Форс-мажор.
Сам стал четче планировать свой день и подчиненных заставил.
И следом стали проводить еженедельные планерки.
Как их проводить (еженедельные):
1. Ведете журнал планерок (я писал результат планерок в тетрадь, которая для мелких и подробных планов и задач);
2. Руководители подразделений отчитываются, что было запланировано, что сделано; (на моем примере НОП, Гл. бухгалтер, Зав. складом)
3. Вы дополняете итоги прошлой недели, смотрите на прошлые записи и проверяете, что сделано, что не сделано; Резюмируете, поощряете и наказываете…
4. Затем Руководители планируют действия на следующую неделю;
5. Вы ведете планерку, не давая «воде растекаться по дереву»;
6. Подводите итоги планерки, вносите свои коррективы;
7. Не более 1 часа.
Итак, ВЫ управляете планерками. И в строго отведенное время! В остальное время только Форс-мажор. Таким образом и Вы дисциплинируетесь, и Ваши подчиненные.
Итак, Управление планерками – это 5 шаг, который Вы должны сделать на пути к эффективности.
И 6 шагом будет «Перевешивание обезьян».
К Вам часто забегают различные люди и вопят: «Шеф, все пропало…..и т.д.» и пытаются СВАЛИТЬ НА ВАС ПРОБЛЕМУ, они хотят повешать на Вас «обезьяну», притом эта проблема явно относится к их обязанностям, НО… Из-за своей некомпетентности и безответственности, они хотят перевешать «своих обезьян» Вам. И вот к концу дня Вы уже не можете ходить от тяжести и количества навешанных Вам животных.
С сегодняшнего дня Ваша задача — не позволять вешать обезьян на себя!!!
Давайте резюмируем.
Я стараюсь давать простые шаги, которые можно выполнить легко и прямо сейчас.
Чтобы повысить Вашу эффективности сделайте 6 этих простых шагов:
- Поставьте цели и напишите план их достижения;
- Закройте ненужные открытые циклы и разберитесь с состояниями «может быть»;
- Разделите действия по блокам;
- Расставьте приоритеты;
- Внедрите планерки и управляйте с помощью этого инструмента;
- Не вешайте на себя лишних обезьян.
Я думаю, что при определенной настойчивости, эти шаги можно внедрить в свою жизнь.
Ну а если Вам самому в одиночку это сделать тяжело или не понятно, как – мы приглашаем Вас на нашу программу “Система Растущих Продаж”, где мы с Вами не только повысим Вашу эффективность, но и прокачаем Ваши продажи!
